4.3.2. Overhead
De overhead richt zich op de eigen organisatie en biedt ondersteuning om de taken en primaire processen zo effectief mogelijk uit te voeren. De gemeentelijke organisatie werkt efficiënt en doelmatig en levert kwalitatief hoogwaardig werk. Door de bedrijfsvoering meer tijd- en plaats onafhankelijk te maken, maakt de organisatie een volgende efficiëntieslag. |
|---|
Activiteiten
● | Uitwerken van een nieuw werkconcept dat rekening houdt met de gevolgen van de Covid-19 pandemie (meer thuiswerken) en deze integreren in het Integraal Huisvestingsplan. |
|
|---|---|---|
● | Verbeteren van interne werkprocessen door digitalisering, aantallen stappen verminderen en controles die geen waarde toevoegen schrappen. |
|
Toelichting op activiteiten
Ook 2021 was door corona een jaar waarin de organisatie en bestuur merendeels heeft thuisgewerkt. Ook na de pandemie in de toekomst wordt er meer vanuit huis gewerkt. Om flexibel werken te verbeteren en steeds meer mogelijk te maken worden medewerkers gefaciliteerd door het in bruikleen verstrekken van digitale middelen (telefoon en laptop). In 2021 heeft de uitrol van mobiele telefoons plaatsgevonden en daarmee heeft iedere medewerkers de beschikking over een toestel. Door wereldwijde leveringsproblemen van materialen en producten is de uitrol van een laptop aan alle medewerkers vertraagd en wordt dit in 2022 uitgevoerd. Voor de lange termijn wordt de hybride werken verder uitgewerkt en ingevoerd. Hiervoor wordt in de komende jaren een plan rondom de huisvesting en de invulling daarvan opgesteld. In 2021 zijn diverse aanbestedingen opgestart voor digitale ondersteuningsmiddelen. Door het formuleren van de uitvraag ontstaan er ook extra mogelijkheden voor het verbeteren van de digitale dienstverlening aan de stad en voor interne werkprocessen. De raad is hierover geïnformeerd. Datagedreven werken wordt steeds belangrijker en in 2021 is er een start gemaakt om te komen tot een voorstel hoe hier binnen de gemeente Hilversum mee wordt gewerkt. De uitgangspuntennotitie hierover is aan de raad verzonden. |
|---|
Financiële analyse
Bedragen x € 1.000 (- = voordeel, zonder teken = nadeel) | |||
Lasten | Baten | Saldo | |
Begroting na wijziging | 34.899 | -462 | 34.437 |
Realisatie | 34.732 | -1.597 | 33.135 |
Verschil (realisatie t.o.v. gewijzigde begroting) | -167 | -1.135 | -1.302 |
De gemeente staat voor enorme digitale transitie. Zowel in de stad met nieuwe digitale dienstverlening als in de organisatie met noodzakelijke vervangingstrajecten van interne bedrijfssoftware. Naast de reguliere ICT beheerstaken, is de digitale project portfolio op concern niveau ondersteunend aan de digitale dienstverlening aan burgers, maar ook de rechtmatigheid van software contracten en het voldoen aan compliance wetgeving. Binnen enkele (gemeentebrede) projecten zijn nadelen ontstaan, mede als gevolg van implementatie in tijd van Corona (digitale adoptie van stad en organisatie in thuiswerk tijd). Dit betreft ook hogere kosten voor de implementatie van interne digitaliseringsprojecten, zoals het nieuwe zaaksysteem en gestegen licentiekosten voor Microsoft systemen. Voor de ontwikkeling van een datagestuurd dashboard voor het Sociaal Plein is er extra inzet geweest van specialistische expertise. Ten slotte heeft de Inhuur van (wettelijk verplichte taak) onafhankelijk Functionaris Gegevensbescherming bijgedragen aan de overschrijding. De implementatie van een drietal SaaS projecten zijn niet volledig afgerond in 2021. Dit betreffen de nieuwe telefooncentrale, zaaksysteem en het e-HRM pakket, hierdoor is een deel van het budget niet besteed. Om deze drie projecten af te kunnen ronden in 2022 wordt voorgesteld het restantbudget van € 170.000 over te hevelen naar 2022.
Als gevolg van de maatregelen rondom corona zijn er in 2021 (en 2020) minder (fysieke) opleidingstrajecten voor teams of individuele medewerkers geweest, of deze zijn opgeschort. Dit was mede het gevolg van de extra druk die de gevolgen van de pandemie hebben op de extra werkzaamheden van de ambtelijke organisatie. Hierdoor ontstaat er een voordeel van € 193.000.
Het Arbo budget is met € 104.000 overschreden, dit mede door hogere tarieven , het verzuim is dit jaar toegenomen, er is meer aanspraak gedaan op inzet arbeidsdeskundige en begeleidingstrajecten en ook de inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk was hoger omdat dit laagdrempeliger is gemaakt als gevolg van de effecten van de pandemie.
Als gevolg van covid-19 is er een was er een verminderde afname in het bedrijfsrestaurant, van vergaderlunches en evenementen en koffieautomaten hierdoor zijn de lasten lager. Als laatste is als gevolg van de verminderde kantoorbezetting en daardoor minder meldingen, minder correctief onderhoud uitgevoerd aan de gebouwen. Daarentegen zijn er extra uitgaven beveiligingskosten, maar ook het gestegen aantal mailingen en het versturen van pakketten naar thuisadressen heeft tot hogere kosten geleid. Uiteindelijk was er een voordeel van € 107.000.
Voor de Wilhelminastraat was een teruggave begroot over de servicekosten van voorgaande jaren. Dit bleek
echter niet correct te zijn en zijn de servicekosten structureel hoger dan begroot. Hierdoor is er een nadeel van €128.000.
Ter uitvoering van de versnelling van de woningbouwopgave in de metropoolregio Amsterdam is een samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen de gemeente Amsterdam en de gemeente Hilversum. Dit betekent dat inhuur van expertise, als oplossing voor capaciteitsknelpunten, ten behoeve van deze versnelling met cofinanciering van de MRA gedaan kan worden. De gemeente Hilversum huurt zelf in en krijgt achteraf een bijdrage van 50% of 75% van de gemaakte inhuurkosten die gerelateerd zijn aan de verstedelijkingsopgave. In 2021 bedroeg de bijdrage € 307.000. De reeds begrote lasten voor inhuur voor de verstedelijkingsopgave zijn niet volledig besteed. Er is € 177.000 minder besteed dan begroot.
Er is een voordeel op de loon- en organisatiekosten, deze worden centraal toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van deze jaarstukken.