Bedrijfsvoering

In deze paragraaf staat de bedrijfsvoering van bestuur en organisatie centraal. Bedrijfsvoering gaat over de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen van de gemeente Hilversum te realiseren. Een goed ingerichte en werkende bedrijfsvoering is daarmee een belangrijke randvoorwaarde om de doelstellingen die in de begrotingsprogramma’s staan, te realiseren. 

Sinds maart 2020 is de context waarbinnen de organisatie werkt totaal veranderd.  
Door de maatregelen die zijn getroffen om het corona-virus te beheersen, werkte ook in 2021 een groot deel van de medewerkers en bestuur thuis of in de stad (bijvoorbeeld Boa’s, buurtcoördinatoren en Openbare Ruimte). Binnen en buiten de organisatie is extra en ander werk (gedekt uit taakverschuiving of uitnamen uit Corona reserve) verricht om op de effecten van het coronavirus te reageren.  

We komen als gemeente voor steeds meer complexe opgaven te staan. In 2021 is ondanks Coronapandemie, hard gewerkt aan de ambities van College en Raad. Waarbij inhoudelijke successen binnen de stedelijke-, sociale- of dienstverlenings- opgave zijn behaald. 
Versterken van de samenwerking binnen de organisatie maar ook het verstevigen van de samenwerking met onze huidige ketenpartners en het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden zijn nodig om op het gebied van stedelijke-, sociale- of dienstverlenings- opgaven verder te brengen. Dat gebeurt op verschillende niveaus: lokaal, regionaal en landelijk. En op verschillende manieren: van gastheerschap tot kennisuitwisseling en gezamenlijk optrekken in het realiseren van draagvlak en positionering van onze gemeente.  

Het blijft lastig om specialistische functies te werven. Als werkgever hebben we graag een voorbeeldrol bij het plaatsen van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Deze voorbeeldrol geldt ook voor duurzaamheid en circulariteit.  

In deze paragraaf gaan we verder in op de ontwikkelingen binnen de gehele bedrijfsvoering.
(3.5.2) Netwerken  
(3.5.3) Voorbeeldfunctie  
(3.5.4) Aantrekkelijke werkgever  
(3.5.5) Digitale vaardigheid  
(3.5.6) Borgen  
(3.5.7) Formatie   
(3.5.8) Personeelskosten  
(3.5.9) Kosten ingehuurd personeel  
(3.5.10) Kosten van huisvesting en ICT  
(3.5.11) Budgetten ten behoeve van de raad en de ondersteuning van de raad  

G40  
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van veertig (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40-netwerk.  
Metropoolregio Amsterdam (MRA)  
De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk.  
Samenwerking binnen de regio Utrecht.  
De samenwerking met de regio Utrecht wordt verder versterkt. Dit omdat diverse bovenregionale vraagstukken zoals mobiliteit, economische ontwikkeling en natuurontwikkeling ook bovenregionale oplossingen vragen. Daarnaast bieden het schaalniveau en vraagstukken van steden als Amersfoort en (in mindere mate) Utrecht goede mogelijkheden om kennis en ervaring te delen. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in het medeaandeelhouder zijn van de medio 2020 opgerichte Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht.  
Samenwerking en gastheerschap in de bedrijfsvoering  
De gemeente Hilversum werkt op een aantal onderwerpen samen met de regiogemeenten vanwege schaalvoordelen en kennisdeling. Met alle regiogemeenten zijn en worden grote facilitaire aanbestedingen gedaan (onder andere schoonmaak, postverzending en catering). Verder wordt een aantal ondersteunende diensten, tegen kostendekkende verrekening, verricht voor buurgemeenten Gooise Meren en Wijdemeren op gebied van eerstelijns ICT-beheer, financiële-en salarisadministratie, belastingen en geo-informatie.  

Organisatieontwikkeling  
Twee-benigheid, het hart van de organisatievisie, is nog steeds richtsnoer voor het handelen in de organisatie. “Open en nieuwsgierig aan de ene kant, robuust en betrouwbaar aan de andere kant. We kiezen bewust voor de juiste rol in elke situatie en zijn realistisch in de afspraken die we maken. We verbinden ons met elkaar, met ons bestuur en met de wereld om ons heen.”  
In 2021 zijn een aantal veranderingen in de structuur van de organisatie doorgevoerd omdat een eerder uitgangsprincipe scheiding tussen beleid en uitvoering begon te knellen. Zo werken we vanaf 1-1-2022 met een afdeling waar het hele sociaal domein in onder is gebracht en zijn ook de organisatieonderdelen die vooral in het fysieke domein werken onder 1 aansturing gekomen. Zo kunnen we ons werk meer richten op de opgaven die van ons worden gevraagd. Medewerkers en managers zijn in de verschillende stappen meegenomen in dit proces, ook de medezeggenschap heeft haar adviesrol kunnen nemen. 

Inclusieve organisatie en social return on investment  
Vanuit de Agenda Lokale Inclusie 2021-2023 werkt Hilversum aan een samenleving waaraan iedereen optimaal kan deelnemen. Waarin elk individu kan participeren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, gender, inkomen, talenten en beperkingen. Speciale aandacht gaat uit naar Hilversum als inclusieve werkgever. In 2021 is het gelukt om van 8 fte naar 11,4 fte te groeien. Geen grote stappen, wel een gestage ontwikkeling, de eerder gestelde norm is 12,8 fte collega's met een beperking. Ook hebben 8 collega's een Harrie training gevolgd, bedoeld om collega's met een afstand tot de arbeidsmarkt goed en passend te kunnen begeleiden. Bij Social return on investment (SROI) worden er sociale voorwaarden opgenomen bij aanbestedingstrajecten. SROI kan op verschillende manieren worden ingevuld. De prioriteit ligt bij duurzame arbeidsinschakeling van inwoners van de regio Gooi en Vechtstreek die een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben en afhankelijk zijn van een (bijstands)uitkering. 

Duurzaamheid en Circulair inkopen  
In het coalitieakkoord 2018-2022 is vastgelegd dat de gemeente in 2022 een CO2-neutrale bedrijfsvoering heeft. Het gaat over de gemeentelijke gebouwen in eigen gebruik met de bijbehorende facilitaire dienstverlening. De gemeentelijke organisatie gebruikt voor de eigen huisvesting vijf gebouwen, waarvan er vier in eigendom zijn en één gebouw gehuurd wordt.  
Het uitgangspunt is dat de gebouwen minimaal voldoen aan de normen en wetgeving voor Arbo, gezonde kantoren (binnenklimaat), energiereductie en het energielabel voor 2023 (label C) en 2030 (label A).  
In 2021 is aan dit streven gewerkt door onder andere:  
- Invulling te geven aan het raadsbesluit van januari 2020 voor het verduurzamen van het Raadhuis voor 2022 en Gemeentewerf.  
- Energiebesparing in de kantoorgebouwen door onder andere het toepassen van isolatie en energiezuinige verlichting.  
- Leveranciers te betrekken bij de duurzame bedrijfsvoering (bijv. in facilitaire diensten) door actieve samenwerking en het stellen van duurzaamheidseisen bij aanbestedingen. 

Aantrekkelijk werkgeverschap en arbeidsmarkt  
De krapte op de huidige arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te investeren in de vaardigheden, ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe en diverse talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op data gestuurd werken, brede inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken. 
Naast voornoemde zaken zien we ook dat Hilversum de laatste jaren steeds verder is gegroeid. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; een schaalsprong. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid. 
Kortom, het is nodig om telkens de balans te bewaken tussen vraag (opgaven/projecten/diensten) 
en aanbod (kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke organisatie).  
Ook in 2021 lag de focus op het doelgericht werven van nieuwe medewerkers. De ingezette lijn met een eigen recruiter blijkt waardevol en blijft gehandhaafd. Het werven van 120 tot 150 functies op jaarbasis vraagt om inzet van eigentijdse (digitale) middelen en creatieve methodes. Dit wordt veroorzaakt door een groot verloop van personeel, maar ook de uitstroom van medewerkers welke met pensioen zijn gaan. Vervolgens is het de uitdaging medewerkers voor een aantal jaar aan ons te binden en het verloop van juist de nieuwe groep tegen te gaan. 
Om de opgaven die voor liggen te realiseren, blijft het investeren in de eigen medewerkers van groot belang. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het brede aanbod van (interne) cursussen, opleiding en training van de Hilversum Academie. 
Daarnaast is er actief gewerkt aan Vitaliteit. In 2021 is het online aanbod, gericht op het versterken van Vitaliteit, vergroot. Medewerkers worden geïnspireerd om meer te bewegen en aan hun gezondheid te werken.  

I-visie  
In 2020 is de I-visie reeds vastgesteld om richting te geven aan de informatiehuishouding van de gemeente en de bijbehorende ICT-oplossingen.

De gemeente conformeert zich zoveel mogelijk aan de landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG, waaronder Samen Organiseren en Common Ground.  
Met de I-visie is het doel dat:  
- De dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en bezoekers van Hilversum centraal staat in de digitale informatievoorziening. We geven met persoonlijke contact ruimte en diensten aan die inwoner waarbij dit nodig en passender is.    
- Ontwikkelingen in de markt op gebied van digitale serviceverlening worden gevolgd en een inspiratiebron zijn (robotisering en proces mining).  
- Digitale dienstverlening (e-Diensten en portals) de producten en diensten ondersteunt die de gemeente levert.  
- De informatievoorziening de organisatie met bedrijfszekerheid en gebruiksvriendelijkheid faciliteert en ondersteunt in haar informatiebehoefte, binnen de informatie -en privacy veiligheidseisen.  
- De informatievoorziening modern, wendbaar en solide is, gebaseerd op architectuur en standaardisatie. Data wordt op een veilig manier als katalysator gebruikt als aanjager van opgave in stedelijke, sociale of dienstverlening domein.  

Vervanging hardware en software  
De komende jaren worden veel kernapplicaties vervangen. In 2021 zijn het nieuwe zaaksysteem, de Basis Registratie Personen (burgerzaken) en een nieuwe VTH-applicatie (vergunning, toezicht en handhaving) om de Omgevingswet te ondersteunen succesvol geïmplementeerd. Ook is de aanbesteding van de telefooncentrale gedaan, echter de technische implementatie is noodgedwongen afgebroken. Hierover loopt een juridisch en vervangend traject. 

In 2021 is Office 365 ingevoerd. In periode 2021/2022 wordt aan de organisatie en het bestuur smartphones en laptops uitgeleverd conform het investeringsprogramma om plaats - en tijd onafhankelijke werken te faciliteren.

Privacy en informatiebeveiliging  
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente Hilversum voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en vertrouwen in informatie (privacy en controleerbaarheid) zijn van groot belang. Inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers van onze organisatie verwachten dit.  

Betrouwbare informatie, informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan centraal. In 2020 is gestart met een traject voor bewustwording over de risico's en oplossingen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Dit betreft een meerjarig leertraject dat doorloopt in 2021 en 2022. De medewerkers hebben de I-bewustzijn cursussen doorlopen en opgetreden datalekken worden vanuit het beginsel lerende organisatie besproken in de organisatie zodat deze in de toekomst met goede techniek en juist gedrag worden voorkomen.

Uit het Rekenkameronderzoek in 2021 is gebleken dat de uitgangspunten van het privacy beleid van Hilversum voldoen aan de eisen die daar op grond van wet- en regelgeving aan kunnen worden gesteld. Ook heeft de Rekenkamer vastgesteld dat dit beleid op een structurele en consequente wijze wordt uitgewerkt in regels en procedures voor de organisatie. Wel zijn er aanbevelingen om de dagelijkse uitvoeringspraktijk van dit beleid in Hilversum te verbeteren.  

Interne beheersing  
Ter voorbereiding op de verplichte expliciete rechtmatigheidsverantwoording is er een plan uitgewerkt om te komen tot een in control statement over de financiële rechtmatigheid.  
Er is een fundament gelegd voor een duidelijke rolverdeling tussen de lijn-, de control- en audit organisatie. Deze verdeling heet ook wel de three lines of defence (3LOD). De eerste verdedigingslijn is nadrukkelijk ingebed in de operationele bedrijfsprocessen en de leidinggevenden zijn hiervoor als eigenaar verantwoordelijk. De tweede verdedigingslinie is voornamelijk een staffunctie ten dienste van de eerste lijn, heeft een adviserende en monitorende rol op de risicoprofielen van bedrijfsprocessen en vervult hiermee de rol van poortwachter. De derde verdedigingslinie heeft een controlerende functie gericht op het toetsen van de effectiviteit van de eerste en tweede verdedigingslinie. Een effectief beheersingsmodel gebaseerd op 3LOD vereist visie, ambitie en onderlinge afstemming. Een eerste stap hiervoor is het opstellen van een visiedocument integrale interne beheersing uitmondend in beleid. De scope van dit beleid behelst alle thema’s die de gemeente wenst te beheersen zoals privacybescherming, informatiebeveiliging en rechtmatigheid. Met instrumenten als het Algemeen Controle Plan, de visiedocumenten en strategieontwikkeling ligt de verantwoordelijkheid voor beleid en bedrijfsvoering nadrukkelijker bij het management met duidelijke verantwoordingslijnen naar concerndirectie en college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022 is de eerste stap in de ontwikkeling naar een control statement over beleid en bedrijfsvoering.  

Hoewel de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar is uitgesteld naar 2022, zijn de voorbereidingen al in volle gang. 
De komende jaren breiden we de reikwijdte van het in control statement uit tot sprake is van een integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing en beheersing.  
Het borgen van de kwaliteit van sturing en beheersing in de organisatie vraagt ook om (door)ontwikkeling van de control- en auditfunctie tot een volwaardige professionele functie die voldoet aan de geldende standaarden. Met deze (door)ontwikkeling én de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording/ het in control statement neemt de afhankelijkheid van de externe accountant verder af. De auditfunctie beoordeelt jaarlijks, op basis van een auditplan, de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie en rapporteert de bevindingen met een interne managementletter aan directie en college. Tevens wordt door de auditfunctie een verslag van bevindingen opgesteld ten behoeve van de directie en het college.

Toelichting op de tabel
Ad 1. De stijging van normformatie van 659 naar 678 fte’s wordt veroorzaakt doordat in de begroting 2021 extra structurele en incidentele formatiebudgetten waren toegekend, maar nog niet waren vertaald naar het aantal fte’s. Deze fte’s zijn per januari 2021 wel opgenomen in de formatie. 

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).  

De overschrijding wordt veroorzaakt door verschillende factoren: 
Ad. 1. Organisatie o.l.v. gemeentesecretaris:

• Hogere salarislasten van € 433.000 als gevolg van de vastgestelde cao in januari 2022 (Raadsinformatiebrief 2022-10 n.a.v. inwerkingtreding cao-gemeenten 2021 -2022) en stijging van de pensioenpremie.
• Hogere kosten inhuur per saldo € 100.000.

Ad. 2. College

• De vrijval van de pensioenvoorziening wethouders met € 857.000 komt door mutaties van het aantal deelnemers, hogere rekenrente en gunstig beleggingsresultaat van de pensioenpolissen.
• En door hogere salarislasten bij het college van Burgemeester en Wethouders ad. € 90.000. Deze hogere salarislasten worden veroorzaakt door de waarneming van de burgemeester, een loonindexatie en hogere pensioenpremies in 2021.

Ad. 3. Raad

• Indexering van de raads- en commissie vergoedingen.

Ad. 4. Griffie en Rekenkamer

• Extra inzet personeel wegens vervanging en verschillende Rekenkameronderzoeken.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).  

Toelichting
De redenen waarom wordt ingehuurd ten laste van het formatiebudget, t.w. de vastgestelde formatiekosten bij de begroting inclusief begrotingswijzigingen (ref. 1) lopen uiteen. Bepaalde vacatures worden opengehouden in voorbereiding op wijzigingen in de dienstverlening of in de organisatie. Op sommige vacatures verloopt de werving moeizaam door een krappe arbeidsmarkt. Een deel van het formatiebudget is tijdelijk, waardoor het niet prudent is om vaste medewerkers te werven voor de betreffende functies. Ten slotte wordt ingehuurd om langdurig zieke medewerkers te vervangen. 

Volledigheidshalve worden ook de inhuurkosten aangegeven die direct op de taakvelden drukken (ref. 2), en de totale inhuurkosten (ref. 3). We zien de inhuurkosten die direct op de taakvelden drukken als integraal onderdeel van de kosten van de betreffende taken en activiteiten. Voor 2021 zijn de extra inhuur kosten met betrekking van de covid-19 crisis verantwoord op het betreffende taakveld. 
Het in de tabel aangegeven percentage bij 'totaal’ is hoger dan het landelijk gemiddelde van  
18 % (Personeelsmonitor 2020).

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).  

Toelichting

1. Binnen de huisvestingskosten zijn geen grote wijzigingen opgetreden. 
2. De ICT-lasten bestaan uit materiële kosten, personeelskosten en kapitaallasten.

De materiële kosten bestaan uit de kosten van kantoorautomatisering (hardware) en licentie- en onderhoudskosten (software). Het negatief verschil van € 209.000 tussen begroot en werkelijk zijn toe te wijzen aan de tegenvallers bij de implementatie van de gemeente brede projecten zoals Smart City, zaaksysteem en dashboard voor het Sociaal Plein.

Bedragen in duizenden euro's. Door afronding kan het totaal afwijken van de som der delen. Negatieve getallen zijn voordelen (uitgaven lager dan begroot).  

Toelichting

1. Indexering van de raads- en commissie vergoedingen.
2. De begroting is met € 25.000 verhoogd i.v.m. covid-19 . Ten behoeve van de
        covid-19 is de begroting aangepast. En extra inzet personeel wegens vervanging.
3. Overschrijding wordt veroorzaakt door o.a. het Raadsonderzoek WMO/welzijn.